Дії страхувальника для оплати лікарняних листків своїм працівникам
Коли на порталі ПФУ з’являється електронний лікарняний працівника можна сформувати такий алгоритм дій страхувальника для оплати лікарняних листків своїм працівникам:
1. Перевірка наявності електронного лікарняного на порталі ПФУ.
Е-лікарняні для перегляду роботодавцями доступні відразу після їх відкриття. Одразу звертайте увагу на категорію лікарняного:
– вагітність та пологи;
– всі інші…
Річ у тім, що листок непрацездатності з причиною непрацездатності «Вагітність та пологи» вважається виданим через сім днів з дати відкриття листка непрацездатності. Таким чином, після спливу семи днів з дати відкриття, його можна брати на опрацювання (п. 1 розд. ІІІ Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затверджений наказом МОЗ від 17.06.2021 № 1234, далі – Порядок № 1234). В той час, як усі інші лікарняні вважаються виданими через сім днів після дати закриття листка непрацездатності та набувають статусу «готовий до сплати (виданий)» (п. 3 розд. ІІ Порядку № 1234).
2. Визначення, чи це первинний лікарняний, чи продовження.
Щоб визначити чи це первинний листок непрацездатності, чи продовження, кадровику слід звертати увагу на номер листка непрацездатності. Унікальний номер листка непрацездатності має таку структуру:
- Номер випадку непрацездатності;
- Порядковий номер листка непрацездатності;
- Номер версії (позначається цифрою «1» при створенні нового листка, а при створенні листка як продовження номер збільшується («2», «3» та далі за порядком) при внесенні кожної наступної зміни до листка непрацездатності на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність).
Номер складається з трьох частин та 19 або більше знаків, враховуючи дефіси: ХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х. Він генерується у такому форматі:
- Номер випадку непрацездатності;
- Порядковий номер листка непрацездатності;
- Номер його версії.
Увага, сумісники! Сформований листок непрацездатності надсилається страхувальникам, з якими застрахована особа перебуває у трудових відносинах за основним місцем роботи та за сумісництвом. Особливістю е-лікарняних сумісників є те, що в роботодавців за сумісництвом відображається не е-лікарняний безпосередньо, а його цифрова копія. Копія відрізняється від оригінального документа порядковим номером, який додається до унікального номера е-лікарняного після знаку крапки: ХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х.1. Якщо в працівника декілька роботодавців за сумісництвом, цифра після крапки буде зростати за порядком (2 і далі).
3.Табелювання відсутності працівника у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю.
Сьогодні єдиним нормативним актом, який безпосередньо стосується табеля обліку використання робочого часу, є наказ Держкомстату від 05.12.2008 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» № 489 (далі – Наказ № 489). Цей документ затверджує типову форму № П-5 «Табель обліку використання робочого часу». Відповідно до запропонованих кодів, для відображення перебування на лікарняному застосовують:
ТН (або 26) – для відображення оплачуваної тимчасової непрацездатності;
НН (або 27) – для відображення неоплачуваної тимчасової непрацездатності у випадках, передбачених законодавством.
Табелювати може табельник (якщо є на підприємстві), керівник структурного підрозділу, де працює працівник, або ж кадровик підприємства.
4. Визначення страхового стажу працівника
Розмір допомоги з тимчасової втрати працездатності залежить від страхового стажу. Автор, під час роботи з лікарняними, поділяє стаж на два види:
- загальний страховий стаж;
- «спеціальний» страховий стаж (стаж за останні 12 місяців).
Нагадуємо, згідно зі ст. 17 Закону України від 23.09.1999 № 1105-XIV «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон № 1105), допомога по тимчасовій непрацездатності виплачується застрахованим особам залежно від страхового стажу у розмірі:
1) 50% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж до трьох років;
2) 60% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж від трьох до п’яти років;
3) 70% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж від п’яти до восьми років;
4) 100% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж понад вісім років.
І щодо так званого «спеціального» стажу. Якщо ж у працівника страховий стаж за попередні 12 місяців перед настанням страхового випадку нараховує менш ніж 6 місяців, він має право на страхові виплати відповідно до цього Закону в таких розмірах:
1) допомога по тимчасовій непрацездатності – виходячи з нарахованої заробітної плати (доходу), з якої сплачуються страхові внески, але не більше за розмір допомоги, обчислений із мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку;
2) допомога по вагітності та пологах – виходячи з нарахованої заробітної плати (доходу), з якої сплачуються страхові внески, але не більше за розмір допомоги, обчислений із двократного розміру мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку (ст. 12 Закону № 1105).
5.Уточнення відомостей про пільги у працівника
Кадровик має також звернути особливу увагу на пільги працівника, які надають право на допомогу з тимчасової втрати працездатності в розмірі 100% середньої зарплати незалежно від страхового стажу.
Право на допомогу в розмірі 100% середньої заробітної плати (доходу) мають право:
- застраховані особи, віднесені до 1-3 категорій осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи;
- один з батьків або особа, яка їх замінює, які доглядають хвору дитину віком до 14 років, яка постраждала внаслідок Чорнобильської катастрофи;
- ветерани війни (в тому числі працівники, які мають статус УБД), постраждалі учасники Революції Гідності та члени сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, члени сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України;
- особи, віднесені до жертв нацистських переслідувань відповідно до Закону України від 23.03.2000 № 1584-III «Про жертви нацистських переслідувань»;
- донори, які мають право на пільгу, передбачену статтею 20 Закону України від 30.09.2020 №931-IX «Про безпеку та якість донорської крові та компонентів крові»;
- особи, реабілітовані відповідно до Закону України від 17.04.1991 №962-XII «Про реабілітацію жертв репресій комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років», із числа тих, яких було піддано репресіям у формі (формах) позбавлення волі (ув’язнення) або обмеження волі чи примусового безпідставного поміщення здорової людини до психіатричного закладу за рішенням позасудового або іншого репресивного органу (ст. 17 Закону № 1105).
6.Обрахунок днів для оплати
Кадровик має підрахувати кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, що підлягають оплаті.
Якщо мова йде про «загальне» захворювання, то згідно зі ст. 15 Закону № 1105, допомога по тимчасовій непрацездатності виплачується ПФУ з шостого дня непрацездатності за весь період до відновлення працездатності або до встановлення медико-соціальною експертною комісією інвалідності.
Оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, здійснюється за рахунок коштів роботодавця згідно з нормами зазначеними в Порядку оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві, за рахунок коштів роботодавця, затверджений постановою КМУ від 26.06.2015 № 440 (далі – Порядок № 440).
Таким чином, якщо тривалість непрацездатності не перевищує 5 днів, то всі дні оплачують за рахунок роботодавця (за сумісництвом в тому числі). А якщо тривалість непрацездатності понад 5 днів, або ж непрацездатність у зв’язку з вагітністю та пологами, то оплата вже буде за рахунок ПФУ.
Про кількість днів непрацездатності кадровик має повідомити до бухгалтерії.
7. Визначення статусу е-лікарняного
Листок непрацездатності може мати такі статуси: «Закритий», «Готово до сплати», «Помилково сформований», «Недійсний» та «Оплачений». Щоб ефективно працювати з листком непрацездатності, потрібно розуміти, що означає кожен такий статус.
«Закритий» – це статус, якого електронний лікарняний набуває з дня свого формування (відкриття) в Електронному реєстрі листків непрацездатності. За електронними лікарняними з таким статусом ще не можна нараховувати кошти. Статус «закритий» змінюється на «готово до сплати» через сім днів після дати:
закриття (закінчення строку дії медичного висновку) – для лікарняних по тимчасовій непрацездатності;
відкриття (початок строку дії медичного висновку) – для лікарняних по вагітності та пологах.
Навіть якщо статус зміниться раніше, варто зачекати, адже протягом семиденного періоду до лікарняного можуть вноситися зміни.
«Готово до сплати» – статус, який вказує на те, що страхувальник може працювати з листком непрацездатності та нараховувати кошти. За електронними лікарняними з таким статусом, роботодавець має сформувати на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України заяву-розрахунок на фінансування відповідного виду допомоги та надіслати її до Фонду.
«Помилково сформований» – статус може отримати листок непрацездатності, якщо медичний висновок, на підставі якого його було сформовано, створено з помилками. У такому разі лікар протягом 7 днів створить коректний медичний висновок, на підставі якого буде створено новий е-лікарняний. А попередній, із неточними чи некоректними даними, отримає статус «Помилково сформований». Виплати за такими електронними лікарняними не проводяться.
«Недійсний» – такий статус має е-лікарняний, створений на підставі медичного висновку за іншою категорією, період непрацездатності за яким не виходить за межі періоду непрацездатності за раніше створеним лікарняним.
Як зрозуміло з уже вищезгаданої інформації, кадровик починає безпосередньо роботу з окремим лікарняним після того, як той набуває статусу – «Готово до сплати».
8.Перевірка причини непрацездатності
В електронному лікарняному зазначається причина тимчасової втрати працездатності, від якої залежить, зокрема, фінансування від ПФУ.
Категорії медичних висновків відповідають причинам непрацездатності. І ці причини непрацездатності мають свої «коди», згідно з Порядком № 1234.
Висновки
Отже, умовно роботу з лікарняним на підприємстві можна поділити на такі етапи:
– працівник повідомив про відкриття е-лікарняного;
– табельник (кадровик) зазначає в табелі обліку використання робочого часу відсутність працівника;
– кадрова служба або відповідальна особа кадрової служби визначає страховий стаж застрахованої особи;
– уповноважений із соціального страхування передає до підрозділу бухгалтерії підприємства, який нараховує матеріальне забезпечення рішення про призначення або відмову у призначенні матеріального забезпечення;
– бухгалтерія розраховує лікарняний і надає заяву-розрахунок до ПФУ.
| № з/п | Питання, яке вирішуєте | Оплата лікарняних | Оплата декретних | ||
| 1 | Звідки дізнатися про е‑лікарняний, що відкрили працівникові | У кабінеті страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ | |||
| 2 | Де зазначають дату відкриття і закриття е-лікарняного, причину непрацездатності | Записи доступні, коли відкритий е-лікарняний з’явився на вебпорталі електронних послуг ПФУ | |||
| 3 | Звідки дізнатися, що е‑лікарняний продовжили | Коли е-лікарняні мають однаковий номер випадку непрацездатності, що його лише доповнили номером версії «2», «3» після кожного продовження | |||
| 4 | Коли е-лікарняний набуває статусу «Готовий до оплати» і його можна брати в роботу | Від дати закриття е-лікарняного має сплинути 7‑днів | Від дати відкриття е-лікарняного має сплинути 7 днів | ||
| 5 | На скільки днів відкривають лікарняний | Від 1 до 120 календарних днів (к. дн.). Після 120 к. дн. — хворого направляють на МСЕК. Бувають винятки, коли лікарняний триває більше ніж 120 к. дн. | У загальному випадку — 126 к. дн. В окремих випадках — 56, 70, 90, 140 або 180 к. дн., залежно від того, на який строк сформували медичний висновок | ||
| 6 | Е-лікарняний можна зберігати в електронному вигляді чи потрібно роздрукувати | Залежить від рішення роботодавця і від того, як організували діловодство на підприємстві | |||
| 7 | Кому передають дані з е‑лікарняного | -Комісії (уповноваженому) із соціального страхування — для призначення виплат; -службі персоналу — для визначення страхового стажу і права на пільги | |||
| 8 | Хто з працівників має надавати додаткові документи, щоб розглянути призначення виплат | Зовнішні сумісники | |||
| 9 | У який строк ухвалити рішення / скласти протокол про призначення / відмову виплати | Не пізніше ніж за 10 робочих днів (р. дн.) із дня, коли е-лікарняний готовий до оплати | Не пізніше ніж за 3 р. дн. із дня, коли е-лікарняний готовий до оплати | ||
| 10 | Коли повідомити працівника про причину відмови у призначенні виплати | Не пізніше ніж за 5 днів після ухвалення рішення | |||
| 11 | Коли протокол / рішення про призначення виплати передати бухгалтерській службі | Строк нормативно не встановлений, можна передбачити в локальних актах | |||
| 12 | Коли е-лікарняний оплатити коштом роботодавця | Перші 5 к. дн. хвороби / травми працівника | |||
| 13 | Скільки днів е-лікарняного оплатити коштом ПФУ | Починаючи із 6-го к. дн. хвороби / травми працівника до дня, коли МСЕК встановить інвалідність. У разі тимчасової непрацездатності для догляду за хворою дитиною — з 1-го дня | Увесь період оплачує ПФУ | ||
| 14 | Як визначити суму виплати | Календарні дні е-лікарняного × Середній заробіток за Порядком № 1266 × % оплати (залежно від страхового стажу та пільгової категорії працівника) | Календарні дні е-лікарняного × × Середній заробіток за Порядком № 1266 × 100% | ||
| 15 | Звідки отримати дані про страховий стаж працівника | З паперової / електронної трудової книжки, відомостей і довідок, сформованих на вебпорталі електронних послуг ПФУ | |||
| 16 | Куди записати дані про страховий стаж | Можна зазначити на аркуші, на якому роздрукували дані з е-лікарняного, або скласти додаткову довідку (розрахунок) | |||
| 17 | Чи готувати окремий розрахунок суми виплати | Скласти паперовий або електронний розрахунок, що слугуватиме підставою відобразити суми нарахованої допомоги в бухобліку | |||
| 18 | Чи обмежити суму виплати: -мінімальним розміром | Не обмежуйте | Не менше за мінзарплату | ||
| -максимальним розміром | Не більше за максимальну базу нарахування ЄСВ — 15 мінзарплат Якщо страховий стаж за останніх 12 місяців менший ніж 6 місяців, сума допомоги не може перевищувати: | ||||
| однієї мінзарплати | двох мінзарплат | ||||
| 19 | У якій формі скласти заяву-розрахунок на отримання коштів від ПФУ | Пріоритет — передати через вебпортал електронних послуг ПФУ електронну форму. Альтернатива — особисто передати до ПФУ заповнену паперову форму разом із копією в електронній формі на флешці чи іншому носії даних | |||
| 20 | У який строк нарахувати виплату, скласти і подати до ПФУ заяву-розрахунок, щоб отримати кошти | Не пізніше ніж за 5 р. дн. із дати, коли склали протокол / ухвалили рішення про призначення виплати | |||
| 21 | За скільки днів кошти від ПФУ надійдуть на спецрахунок | Упродовж 3 р. дн. після надходження заяви-розрахунку | |||
| 22 | Коли виплатити допомогу | У найближчий термін виплати авансу або зарплати після дати: -призначення лікарняних — коштом підприємства; -отримання лікарняних на спецрахунок — коштом ПФУ | Після отримання декретних на спецрахунок — у найближчу дату, на яку припадає термін виплати авансу або зарплати | ||
| 23 | Чи можна подати коригувальну заяву-розрахунок | ак, на вебпорталі електронних послуг ПФУ можна формувати один із типів коригувальної заяви-розрахунку: «Коригування зменшення»; – «Коригування збільшення»; -«Коригування несумових параметрів» | |||
| 24 | У який строк повідомити ПФУ про виплату коштів працівникові | Упродовж місяця з дня, коли виплатили кошти, надіслати до ПФУ повідомлення в один із способів: – в електронній формі через вебпортал електронних послуг ПФУ; – листом на адресу органу ПФУ; – особисто завітавши до органу ПФУ | |||
Підготувала завідувач відділу соціально-економічного захисту працівників Валентина ПОДГОРЕЦЬ, 0676544235.