ЯК ОЦИФРУВАТИ ТРУДОВУ КНИЖКУ?
Пенсійний фонд призначає пенсію на підставі інформації про наявний страховий стаж. Дані про трудову діяльність працівників нині обліковані у паперовому та електронному форматах.
Починаючи з 2021 року в Україні запроваджено електронні трудові книжки працівників. Щоб в електронній трудовій книжці відображалася інформація про всі періоди трудової діяльності працівника, дані про трудову діяльність до 1 січня 2004 року мають бути оцифровані.
Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» визначено, що Пенсійний фонд України вносить до реєстру застрахованих осіб відсутні відомості про трудову діяльність працівників на підставі оцифрованих трудових книжок.
Подати скановані копії паперової трудової книжки через веб-портал Пенсійного фонду України https://portal.pfu.gov.ua можуть і роботодавці – через особистий кабінет страхувальника, і працівники самостійно – через особистий кабінет застрахованої особи.
Ознайомитися з відповідними інструкціями можна нижче:
Як самостійно подати скан-копії своєї трудової книжки для оцифрування:
1. Авторизація на порталі: Перш за все, необхідно увійти на портал електронних послуг Пенсійного фонду за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або через BankID.
2. Вибір розділу: У меню, що знаходиться ліворуч, потрібно обрати розділ «Відомості про трудові відносини».
3. Ознайомлення з вимогами: Ви отримаєте повідомлення з вимогами до скан-копій документів, після ознайомлення з якими слід натиснути «Продовжити».
4. Заповнення даних: Деякі поля у формі будуть заповнені автоматично, проте вам необхідно самостійно додати інформацію, якої не вистачає.
5. Згода на обробку: Обов’язково надайте згоду на обробку ваших персональних даних.
6. Завантаження документів: Натисніть на пункт «Скан-копії документів» та за допомогою кнопки «Додати файл» завантажте необхідні документи. Трудова книжка або інший документ про стаж є обов’язковими для завантаження.
7. Завершення процесу: Наприкінці підпишіть звернення електронним підписом та відправте його до Пенсійного фонду.
Після обробки ваші дані стануть доступними у меню «Мої звернення». Завантаження трудової книжки в електронному вигляді дозволить системі в майбутньому визначити функцію автоматичного призначення пенсії при досягненні вами пенсійного віку.
Як подати скан-копії трудових книжок працівників для оцифрування – покроковий алгоритм для роботодавців:
1. Авторизація: Увійдіть до особистого кабінету на веб-порталі електронних послуг Пенсійного фонду України.
2. Налаштування доступу (для роботодавців): У пункті меню «Відділ кадрів» зазначте дані працівника або підрозділу персоналу, якому надається право на подання скан-копій трудових книжок. Уповноважена особа використовуватиме кваліфікований електронний підпис (КЕП) підприємства.
3. Перехід до розділу послуг: У меню «Комунікація з ПФУ» оберіть розділ «Відомості про трудові відносини робітника».
4. Підготовка до заповнення: Ознайомтеся з повідомленням, що з’явиться на екрані, та переходьте безпосередньо до заповнення даних.
5. Внесення інформації та завантаження документів:
– Заповніть усі обов’язкові поля форми.
– Додайте скановану копію трудової книжки працівника.
– За потреби можна завантажити інші документи про страховий стаж із запропонованого переліку.
6. Перевірка: Обов’язково перевірте вміст завантажених документів та їхню якість, після чого натисніть «Продовжити».
7. Підписання та відправка: Для завершення процедури натисніть «Підписати та відправити до ПФУ». Накладіть свій цифровий підпис (КЕП), переконайтеся, що запис збережено, і натисніть «ОК».
8. Контроль статусу: Перевірити стан розгляду вашої заявки можна у тому ж розділі – «Відомості про трудові відносини».
Важливо знати, що застрахована особа (працівник) може самостійно внести скан-копії своєї трудової книжки, дотримуючись цього ж алгоритму. Оцифрування дозволяє у будь-який час перевіряти страховий стаж та забезпечує автоматичне призначення пенсії у майбутньому без особистого візиту до фонду.
Оцифрування трудової книжки – це зручний та необхідний крок для забезпечення повного обліку страхового стажу і спрощення процедури призначення пенсії. Скориставшись сервісами веб–порталу Пенсійного фонду України, працівники та роботодавці можуть швидко й безпечно подати необхідні документи онлайн. Подбайте про актуальність своїх даних вже сьогодні – це запорука своєчасного та автоматичного призначення пенсії в майбутньому.